PRIVACY STATEMENT

1. INTRODUCTION

Through this Privacy Policy we inform you about the manner in which your personal data will be processed on our Website.

In accordance with personal data protection regulations and the principle of transparency, we aim to ensure that all information and communications relating to the processing of your personal data are clear, understandable and easily accessible.

On this Website we respect and protect users’ personal data. Respect for your privacy is important to us, and you should be aware that this Website is a secure and reliable environment. Accordingly:

• We never request personal information unless it is genuinely necessary to provide the services requested or to respond to your enquiry.
• We do not share our users’ personal information with anyone, except to comply with legal obligations or where we have obtained your express authorisation.
• We never use your personal data for purposes other than those stated in this Privacy Policy.

 

2. WHO IS THE DATA CONTROLLER?

Data controller: SENSIA SOLUTIONS, S.L. (hereinafter, SENSIA)

Tax ID (CIF): B-85560340

Registered office: Calle Margarita Salas, 12, 28919 Leganés, Madrid, Spain

Email: lopd@sensia-solutions.com

3. FOR WHAT PURPOSES DO WE PROCESS DATA? WHAT CATEGORIES OF DATA DO WE PROCESS? ON WHAT LEGAL BASIS AND FOR HOW LONG?

Personal data shall be processed for the following purposes, depending on the reason for which they were provided:

3.1. Website contact forms

• Purpose of processing: to manage and respond to enquiries, requests, complaints or suggestions submitted via the Website contact form, as well as to carry out any necessary follow-up.
• Categories of data processed: identifying data such as first name, surname, email address and, optionally, telephone number.
• Legal basis: the data subject’s consent when submitting the request. Consent may be withdrawn at any time, without affecting the lawfulness of processing carried out prior to its withdrawal.
• Mandatory nature of data: provision of data is voluntary; however, refusal to provide the data will prevent proper handling of the request.
• Retention period: data shall be retained for as long as necessary to deal with the request and close it definitively. Two months after the response is issued, the data shall be deleted.

 

3.2. Clients and potential clients

• Purpose of processing: to manage commercial relationships with clients and potential clients, including provision of contracted services, direct commercial communications relating to requested services, invoicing and any other procedures necessary in connection with the contractual relationship.
• Categories of data processed: identifying data (name, surname, mailing address, email address, telephone number) and economic, financial or banking data necessary for invoicing.
• Legal basis: performance of a contract or implementation of pre-contractual measures requested by the data subject.

 

3.3. Job applications

• Purpose of processing: to manage job applications received through the Website, including CV management, recruitment processes, interviews and procedures related to the assessment of candidates for potential vacancies.
• Legal basis: implementation of pre-contractual measures where the candidate submits their CV to participate in an open recruitment process, or the data subject’s consent where the CV is submitted spontaneously or retained in the talent pool for future recruitment processes.
• Retention period: data shall be retained until the data subject requests erasure; upon completion of the recruitment process for unsuccessful candidates who have not authorised retention; or for a maximum of two years for spontaneous applications, calculated from the last interaction with the data subject.
• Categories of data processed: in addition to identifying data, information relating to personal characteristics, education, professional experience and any other data included in the CV.

 

Automated decisions

No automated individual decisions or profiling shall be carried out based on the data provided.

4. TO WHOM WILL WE DISCLOSE YOUR PERSONAL DATA?

As a general rule, personal data will not be disclosed or transferred to third parties unless there is a legal obligation to do so or such disclosure is necessary for the proper provision of the requested services.

However, certain third parties may process personal data on behalf of the organisation as data processors, solely for the provision of auxiliary services necessary for the conduct of our activity (e.g. technological services, IT maintenance or data hosting). All such processors act in accordance with our instructions and upon execution of the corresponding data processing agreement in accordance with Article 28 of the General Data Protection Regulation (GDPR).

Where international transfers of personal data take place, they shall only be carried out where appropriate safeguards are in place in accordance with Article 46 of the GDPR.

5. WHAT ARE YOUR RIGHTS WHEN YOU PROVIDE US WITH YOUR DATA?

Any person has the right to obtain confirmation as to whether SENSIA processes their personal data.

Besides, data subjects may exercise the following rights: access to their data; rectification of inaccurate or incomplete data; erasure of data where it is no longer necessary for the purposes for which it was collected or where other legally established grounds apply; and data portability in the cases provided for by law.

In certain circumstances, data subjects may request restriction of processing, in which case the data shall only be retained for the exercise or defence of legal claims.

On grounds relating to their particular situation, data subjects may object to the processing of their data. In such cases, SENSIA will cease processing unless there are compelling legitimate grounds or it is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims.

Where commercial communications are sent on the basis of SENSIA’s legitimate interest, the data subject may object at any time to processing for that purpose.

Where consent has been given for a specific purpose, it may be withdrawn at any time, without affecting the lawfulness of processing based on consent prior to its withdrawal.

To exercise any of these rights, you may send an email to: lopd@sensia-solutions.com

We may request minimal additional information strictly necessary to verify your identity.

If you believe that your data protection rights have not been adequately addressed, you may lodge a complaint with the competent supervisory authority. In Spain, this is the Spanish Data Protection Agency (AEPD), which provides information and forms at www.aepd.es.

6. WHAT SECURITY MEASURES DO WE APPLY TO PROTECT YOUR DATA?

SENSIA guarantees the confidentiality, integrity and availability of the personal data provided by users. Under no circumstances shall such data be disclosed to third parties without the data subject’s prior consent, except where legally required.

To protect personal data, SENSIA has implemented the necessary technical and organisational security measures to prevent alteration, loss, unauthorised processing or access, in accordance with applicable data protection legislation.

The following principles apply to the processing of personal data:

• Lawfulness, fairness and transparency: data shall be processed lawfully, fairly and transparently. Where required, user consent shall be obtained and clear information provided regarding processing purposes.
• Data minimisation: only data strictly necessary in relation to the stated purposes shall be collected and processed.
• Storage limitation: data shall be retained only for as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected, and applicable retention periods shall be communicated in each case.
• Integrity and confidentiality: data shall be processed in a manner that ensures appropriate security and confidentiality, adopting all reasonable measures to protect against unauthorised access or misuse.

 

7. SOURCE OF THE DATA

The personal data processed is obtained directly from the data subject.

In the case of data collected through the Website, such data is voluntarily provided by the user when browsing the site and completing the forms enabled for information requests, contact or submission of job applications.

Users guarantee that the data provided is truthful, accurate, complete and up to date, and accept responsibility for any direct or indirect damage arising from breach of this obligation. Users also undertake to notify any changes to the data provided in order to keep it duly updated.

 

8. CHANGES TO THE PRIVACY POLICY

We reserve the right to amend this Privacy Policy in order to adapt it to legislative, case-law or interpretative developments of the Spanish Data Protection Agency. In such cases, we will announce the changes, clearly indicating the amendments made and, where necessary, requesting acceptance of such changes.

 

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

1. INTRODUCCIÓN

A través de nuestra Política de Privacidad le informamos de la forma en que van a ser tratados sus datos personales en nuestro Sitio Web.

De acuerdo con la normativa de protección de datos personales y atendiendo al principio de transparencia, deseamos que toda la información y comunicación relativa al tratamiento de sus datos personales sean claros, comprensibles y de fácil acceso.

En este Sitio Web respetamos y cuidamos los datos personales de los usuarios. El respeto a su privacidad es importante para nosotros y debe saber que este Sitio Web es un espacio seguro y confiable y por ello:

• Nunca solicitamos información personal a menos que sea realmente necesaria para prestarle los servicios solicitados o atender su consulta.
• No compartimos información personal de nuestros usuarios con nadie, excepto para cumplir con nuestras obligaciones legales o en caso de que contemos con su autorización expresa.
• Nunca utilizamos sus datos personales con una finalidad diferente a la expresada en esta Política de Privacidad.

 

2. ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS?

Responsable: SENSIA SOLUTIONS S.L (en adelante, SENSIA)

C.I.F.: B-85560340

Domicilio social: Calle Margarita Salas, 12, 28919, Leganés, Madrid

Correo electrónico: lopd@sensia-solutions.com

 

3. ¿PARA QUÉ TRATAMOS LOS DATOS? ¿QUÉ CATEGORÍA DE DATOS TRATAMOS? ¿POR QUÉ LOS TRATAMOS? ¿HASTA CUÁNDO?

Los datos personales se tratarán con las siguientes finalidades, en función del motivo por el que hayan sido facilitados:

3.1. Formularios de contacto del sitio web

• Finalidad del tratamiento: atender y gestionar las consultas, solicitudes, quejas o sugerencias enviadas a través del formulario de contacto del Sitio Web, así como realizar el seguimiento correspondiente.
• Categoría de datos tratados: datos identificativos como nombre y apellidos, correo electrónico y, de forma opcional, número de teléfono.
• Base jurídica del tratamiento: consentimiento del interesado al remitir su solicitud. El consentimiento puede retirarse en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud de los tratamientos efectuados con anterioridad.
• Carácter obligatorio de los datos: la aportación de datos es voluntaria; sin embargo, la negativa a proporcionarlos impedirá gestionar adecuadamente la solicitud.
• Plazo de conservación: los datos se conservarán durante el tiempo necesario para atender la solicitud y darla por cerrada definitivamente. Transcurridos dos meses desde la contestación, los datos serán eliminados.

3.2. Clientes y potenciales clientes

• Finalidad del tratamiento: gestionar las relaciones comerciales con los clientes y potenciales clientes, incluida la prestación de los servicios contratados, la comunicación comercial directa relacionada con los servicios solicitados, la facturación y demás gestiones necesarias derivadas de la relación contractual.
• Categoría de datos tratados: datos identificativos (nombre, apellidos, dirección postal, correo electrónico, teléfono) y datos económicos, financieros o bancarios necesarios para la facturación.
• Base jurídica del tratamiento: ejecución de un contrato o aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado.

3.3. Candidaturas de empleo

• Finalidad del tratamiento: gestionar las candidaturas de empleo recibidas a través del Sitio Web, incluyendo la gestión de currículums vitae, la realización de procesos de selección, entrevistas y trámites relacionados con la evaluación de candidatos para cubrir posibles puestos de trabajo.
• Base jurídica del tratamiento: adopción de medidas precontractuales en los casos en que el candidato remite su currículum para participar en un proceso de selección abierto, o consentimiento del interesado cuando envía su currículum de forma espontánea o desea conservarlo en la bolsa de empleo para futuros procesos de selección.
• Plazo de conservación: los datos se conservarán mientras el interesado no solicite su supresión, al finalizar el proceso de selección para los candidatos no seleccionados que no hayan autorizado su conservación, o durante un máximo de dos años en el caso de candidaturas espontáneas desde la última interacción con el interesado.
• Categoría de datos tratados: además de datos identificativos, se tratará información sobre características personales, formación académica, experiencia profesional y cualquier otro dato incluido en el currículum.

 

Decisiones automatizadas

No se tomarán decisiones individuales automatizadas ni se elaborarán perfiles basados en los datos facilitados

4. ¿A QUÉ DESTINATARIOS COMUNICAREMOS SUS DATOS PERSONALES?

Con carácter general, no se comunicarán ni cederán sus datos personales a terceros, salvo que exista una obligación legal o sea necesario para la correcta prestación de los servicios solicitados.

No obstante, determinados terceros tratarán datos personales en nombre de la organización en calidad de encargados del tratamiento, únicamente para prestar servicios auxiliares necesarios para el desarrollo de nuestra actividad (por ejemplo, servicios tecnológicos, mantenimiento informático o alojamiento de información). Todos ellos actúan conforme a nuestras instrucciones y

previa firma del correspondiente contrato de encargo de tratamiento previsto en el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos.

En caso de transferencias internacionales de datos personales se realizarán siempre y cuando concurran las garantías adecuadas previstas en el artículo 46 del Reglamento General de Protección de Datos.

 

5. ¿CUÁLES SON SUS DERECHOS CUANDO NOS FACILITA SUS DATOS?

Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si SENSIA trata o no sus datos personales.

Asimismo, podrá ejercer los siguientes derechos: acceso a sus datos; rectificación de los datos inexactos o incompletos; supresión de los datos cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos u otros motivos legalmente previstos; portabilidad de los datos en los supuestos legalmente establecidos.

En determinadas circunstancias, podrá solicitar la limitación del tratamiento, en cuyo caso los datos únicamente se conservarán para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

Por motivos relacionados con su situación particular, podrá oponerse al tratamiento de sus datos. En ese caso, SENSIA dejará de tratarlos, salvo que existan motivos legítimos imperiosos o sea necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

Cuando las comunicaciones comerciales se envíen con base en el interés legítimo de SENSIA, el interesado podrá oponerse en cualquier momento a dicho tratamiento con esa finalidad.

Si ha otorgado su consentimiento para alguna finalidad, podrá retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.

Para ejercer materialmente cualquiera de estos derechos puede enviar un correo electrónico a lopd@sensia-solutions.com

Con el fin de poder verificar su identidad, podremos solicitarle información adicional mínima y estrictamente necesaria.

Si considera que no se han atendido adecuadamente sus derechos en materia de protección de datos, puede presentar una reclamación ante la autoridad de control competente. En España, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) pone a su disposición información y formularios en www.aepd.es.

 

6. ¿QUÉ MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICAMOS PARA PROTEGER TUS DATOS?

SENSIA garantiza la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales facilitados por los usuarios. En ningún caso se comunicarán a terceros sin el consentimiento previo del titular, salvo en los supuestos legalmente previstos.

Con el fin de proteger los datos personales tratados, SENSIA ha implementado las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento indebido o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente en materia de protección de datos.

En el tratamiento de los datos personales se aplican los siguientes principios:

• Principio de licitud, lealtad y transparencia: los datos serán tratados de manera lícita, leal y transparente. Siempre que sea necesario, se solicitará el consentimiento del usuario e informará de forma clara sobre las finalidades del tratamiento.
• Principio de minimización de datos: únicamente se solicitarán y tratarán los datos estrictamente necesarios en relación con las finalidades para las que se recaban.
• Principio de limitación del plazo de conservación: los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recabados, informándose en cada caso del plazo de conservación aplicable.
• Principio de integridad y confidencialidad: los datos serán tratados garantizando su seguridad y confidencialidad, adoptando todas las medidas razonables para protegerlos frente a accesos no autorizados o usos indebidos.

 

7. CUÁL ES LA PROCEDENCIA DE SUS DATOS?

Los datos personales que tratamos proceden directamente del propio interesado.

En el caso de los datos recabados a través del Sitio Web, estos son proporcionados voluntariamente por el usuario cuando navega en la página y cumplimenta alguno de los formularios habilitados para solicitudes de información, contacto o envío de candidaturas.

El usuario garantiza que los datos facilitados son veraces, exactos, completos y actualizados, responsabilizándose de cualquier daño o perjuicio, directo o indirecto, que pudiera derivarse del incumplimiento de esta obligación. Asimismo, el usuario se compromete a comunicar cualquier modificación que se produzca en los datos facilitados, a fin de mantenerlos debidamente actualizados.

8. MODIFICACIONES EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Nos reservamos la facultad de modificar la presente Política de Privacidad para adaptarla a las novedades legislativas, jurisprudenciales o de interpretación de la Agencia Española de Protección de Datos. En este caso, anunciaremos dichos cambios, indicando claramente y con la debida antelación las modificaciones efectuadas, y solicitándole, en caso de que sea necesario, la aceptación de dichos cambios.